Dicas e Sugestões para fazer uma boa Gestão de Notas Fiscais da sua Empresa

É comum gestores de empresas cometerem o erro de enxergar as NFes simplesmente como um empecilho burocrático e desconhecem seu imenso potencial de fornecer informações fundamentais para tomadas de decisões gerenciais mais inteligentes.

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Reunimos algumas dicas para fazer uma boa gestão desse documento Fiscal tão importante:

1 – Armazenamento do XMLs

Segundo a legislação brasileira, a nota fiscal deve ser armazenada por 5 anos, que é o momento em que a dívida prescreve e empresas e o Governo já não podem cobrar dívidas atrasadas. Além disso, não armazenar notas fiscais pode acarretar em multas pesadas que podem passar de R$1.000,00 por documento perdido ou XML de Nota Fiscal não apresentado numa fiscalização.

2 –  Armazenar as NFes

É uma obrigação fiscal de qualquer empresa armazenar todas as Notas Fiscais eletrônicas, tanto emitidas quanto recebidas, por um período mínimo de 5 anos mais o ano corrente, segundo a legislação atual. Dependendo do conteúdo, ou sua versão, um único documento pode ter até 300 campos digitáveis e pequenas divergências ou inconsistências podem render multas de até mil reais por documento.

3 – O que é o DANFe e qual sua importância?

O papel impresso que vem junto com a mercadoria é uma versão simplificada da NFe, chamada de DANFe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica), que tem informações resumidas dos dados presentes na nota. Ele não é uma nota e não possui validade jurídica.

A Nota Fiscal eletrônica é um arquivo digital com extensão XML, que foi assinado digitalmente e autorizado pelas Secretarias estaduais de Fazenda. O DANFe não tem valor fiscal e não precisa ser arquivado, como a NFe. O documento é importante pois desempenha a função de representar a nota fiscal em caso de contingência, provar o valor dos produtos em caso de acionamento do seguro e comprova a origem de produtos durante uma  fiscalização do transporte.

Os profissionais que perceberem a importância desse documento terão maiores chances de fazer a manipulação adequada, verão mais sentido nas rotinas da empresa que envolvam as Notas Fiscais eletrônicas e poderão compreender o potencial por trás das iniciativas de organização desses documentos.

E então, percebeu a importância de arquivar corretamente suas notas fiscais emitidas e recebidas? E na sua empresa como funciona a organização? Ainda tem alguma dúvida sobre o assunto?

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